Avocats en frais professionnels

Ce sont des sommes versées par l’employeur destinées à rembourser des dépenses du salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui ne sont pas soumises à charges sociales (indemnités kilométriques (IK), repas lors de déplacements professionnels ou d’affaires, frais de télétravail, mobilité professionnelle, etc.). Leur versement doit impérativement être encadré afin d’éviter tout litige avec les URSSAF ou avec les salariés. Nous vous accompagnons entièrement sur ce sujet.

Notre accompagnement

• Afin de vous accompagner dans la mise en place de process sécurisants en matière de remboursement de frais professionnels, nous préparons pour vous des notes internes et des formulaires ergonomiques destinés aux salariés.
• Nous formons vos équipes paie et ressources humaines afin qu’elles puissent répondre aux questions de vos collaborateurs et leur expliquer ces dispositifs, mais aussi adopter les bonnes pratiques (sécurisantes vis-à-vis des salariés et des URSSAF).
• Nous vous accompagnons dans la mise en place de process garantissant que vos remboursements de frais professionnels ne seront pas soumis à charges sociales en cas de contrôle d’une URSSAF.

Les questions que nous traitons

• Quelles sont les précautions à prendre pour que les séminaires d’entreprise ne soient pas qualifiés d’avantage en nature par une URSSAF ?
• Dans quelles conditions l’employeur peut-il rembourser forfaitairement les frais de repas des salariés en déplacement à l’heure du déjeuner (indemnités de petit déplacement) en franchise de charges sociales ? Quels sont les éléments à conserver en vue d’un contrôle de l’URSSAF ?
• Quels justificatifs faut-il conserver pour que le remboursement des repas d’affaire ne puisse pas être soumis à charges sociales par une URSSAF ?
• Dans quelles conditions l’employeur peut-il rembourser forfaitairement les frais de repas des salariés contraints de prendre un repas spécifique sur leur lieu de travail (primes de panier ou de casse-croûte) en franchise de charges sociales ? Quels sont les éléments à conserver en vue d’un contrôle de l’URSSAF ?
• Dans quelles conditions l’entreprise peut-elle rembourser forfaitairement des frais de télétravail en franchise de charges sociales ? Quelles sont les conditions à démontrer en cas de contrôle de l’URSSAF ?
• Dans quelles conditions l’entreprise peut-elle rembourser forfaitairement les frais de repas et/ou de logement des salariés en déplacement sur plusieurs jours (indemnités de grand déplacement) en franchise de charges sociales ? Quelles sont les pièces à conserver en vue d’un contrôle de l’URSSAF ?
• Comment verser des indemnités kilométriques (IK) forfaitaires aux salariés en exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu ? Quels sont les éléments à conserver en vue d’un contrôle de l’URSSAF ?
• Dans quelles conditions l’entreprise peut-elle rembourser des frais de déménagement (frais de mobilité) à ses salariés sans qu’ils ne soient soumis à charges sociales ? Quelles sont les conditions à démontrer en cas de contrôle de l’URSSAF ?

Sur le fil astella

• 12 décembre 2024La prise en charge des frais de transport des salariés : replay du webinar du 12 décembre 2024
• 27 novembre 2024La prise en charge des frais de transport des salariés (webinar du jeudi 12 décembre à 9 heures)
• 23 juillet 2022« Prime de transport » et forfait mobilités durables (FMD) : 2 amendements au projet de loi de finances (PLF) rectificative assouplissent les conditions d’exonération de ces dispositifs